Lugar de Trabajo: Soluciones y Consejos

Todo sobre la oficina organizada

El ritmo de las oficinas de hoy es realmente agitado. Te sugerimos que archives al momento. Tan pronto como un papel caiga clasifícalo.

Régimen Diario

5 cosas que deberías hacer diario para ayudarte a optimizar la productividad de tu oficina

Hay mucho que decir sobre la productividad. Por ejemplo, la gente de negocios que tiene la habilidad para hacer más en menos tiempos, puede dedicar energía extra para avanzar en sus carreras profesionales y ganar más dinero.

Además, el ser más productivo permite tener más tiempo para tu vida personal al salir de la oficina a tiempo cada tarde.

Los beneficios pueden seguir y seguir, pero ya tienes la idea de lo importante que es optimizar tu productividad.

Aquí hay 5 tareas, sin ningún orden en particular, que puedes realizar a diario en tu oficina para ayudarte a ser tan productivo como puedes ser

Respalda tus archivos:

Sólo imagina todo el tiempo que has perdido, sin mencionar la frustración que has sentido, cuando tu disco duro se muere y de alguna manera tienes que volver a crear tus proyectos en procesadores de texto, hojas de cálculo u otros documentos.

Limpia tu escritorio de cosas innecesarias:

Esta es una tarea que se puede hacer de mejor manera al final del día, dándote un lindo y limpio espacio de trabajo para empezar al día siguiente. Quita todos aquellos objetos que tienden a apilarse durante el día… memos, papeles perdidos, plumas y lápices perdidos, mensajes escritos, correos, etc., archívalos por seguridad o si no son necesarios, tíralos. Usa los productos PileSmart® de Pendaflex para mantener todos tus archivos sobre el escritorio en orden.

Lee y si es necesario responde correos electrónicos:

Sabes que los correos realmente se pueden acumular, si así lo permites, hasta el punto en el que te tomaría horas revisarlos. Asegúrate de realizar esta tarea de leer y tomar acción inmediata sobre los correos que recibes tan pronto como los recibes, antes de que tengan la oportunidad de aumentar y convertirse en una carga.

Regresa tus mensajes telefónicos:

Igual que los correos electrónicos, la cantidad de correos de voz que recibes en un día pueden apilarse hasta el punto dónde te tomaría demasiado tiempo para contestar. Tan pronto tengas un mensaje, si es posible, devuelve la llamada. Esto no sólo te ayudará a ser más productivo, también te dará la oportunidad de mejorar tus relaciones con la persona que llamó al demostrarle que su llamada es una prioridad para ti.



Haz listas:

Crear una lista de pendientes es una de las mejores formas de impulsar la productividad, al tener una lista de pendientes tienes la oportunidad de sentir la satisfacción de ir tachando cada uno de las cosas que ya lograste hacer.

¡Cosas de Primavera!

Tiempo de limpiar

La primavera siempre parece apuntar a la frescura y renovación, así es que ¿porqué no tomar un fresco enfoque para remover al monstruo del desorden quien se ha sentido como en casa todo el invierno en tu oficina o en tu casa?

Intenta llevar a cabo estas 4 acciones para limpiar el desorden:

Limpia tus archivos:

Echa un vistazo a tu cajón derecho ahora y lo más seguro es que veas muchos papeles viejos, fuera de tiempo e inservibles. ¡Quítalos de ahí, sólo te quitan espacio! Si no estás totalmente seguro sobre tirarlos, crea un “archivo de archivos” para guardarlos aparte de tu “archivo de vida”, permitiendo así el acceso a tus archivos actuales. 



Limpia tu disco duro:

Tu computadora en la oficina y también en casa, probablemente contenga docenas o quizá cientos de archivos digitales que ya no utilizas o necesitas. ¡Bórralos!, podrían estar haciendo lento el desempeño de tu computadora. Si no estás seguro de que debas borrarlos, guárdalos en CDs, DVDs, etc. 

Organiza tus repisas:

¿Tú cubículo está siendo manejado por repisas con tantas cosas apiladas de materiales viejos? Revistas y cartas viejas, calendarios del año pasado… todo esto se puede tirar a la basura. Libros y carpetas que pueden estar cayéndose deberían estar de pie con algunos lindos sujetalibros. Los papeles sueltos deberían ser examinados para ver si sirven y de no ser así, se deben tirar, si son necesarios ponlos en algún archivo antes de que se te pierdan.



Organiza tu organizador:

Así este utilizando la última tecnología en organizadores o un simple organizador de papales, siempre hay mucha información acumulada que ya no es necesaria. La reunión que agendaste en tu unidad Palm, la que se llevó a cabo hace 3 meses, bórralas! La tarjeta de presentación que metiste en tu agenda, la tarjeta de la compañía que supuestamente ibas a ver dentro de 8 meses, pero que al final no sucedió, tíralas! En conclusión, la única forma de que te organices es actualizar todo hoy mismo.

¡Organiza el desorden y consigue un aumento de sueldo!

Según un estudio reciente realizado por Esselte, más de la mitad de los directivos se fijan en la pulcritud en las revisiones anuales. Así que no hay excusa en la próxima limpieza anual. Organiza tu mesa y sácate un peso de encima. ¡Lo agradecerás en la próxima revisión!

Aporta un toque fresco al archivo con los fólders de colores brillantes Pendaflex en vez de utilizar los aburridos fólders de toda la vida. Además de dar colorido a la oficina, utilizar fólders de distintos colores tiene muchas ventajas. Por ejemplo, puedes encontrar la información que busques más rápidamente asignando un color distinto a cada tema, proyecto o cliente.

Puedes asignar el color rojo a los asuntos más urgentes, el azul a documentos para futuras referencias, el verde a los documentos financieros o el amarillo a proyectos a largo plazo. Elige los colores que más te gusten.

Si prefieres un sistema aún más personalizado, Esselte pone a tu disposición el archivo expandible colgante, un producto único que combina una archivero colgante con 6 divisiones y un portafolio, en un solo producto. Lo podrás llevar contigo a la próxima reunión, a los viajes de empresa o de la oficina a casa. Sus separadores de atractivos colores hacen que sea perfecto para las necesidades de movilidad de las oficinas modernas.

Recuerda que los entornos de trabajo saturados de papeles pueden afectar a la productividad y desviar la atención. Lo mejor es mantener libre un 50 % de la superficie de trabajo en todo momento. La amplia gama de soluciones de archivo Esselte te ayudarán a conseguir la meta de no dejar para mañana lo que puede hacer hoy.

Un paso adelante. Evita no cumplir con los plazos límite 3 tips para anticipar los retos que te pueden guiar a no cumplir con tus plazos

Si has trabajado en proyectos donde los plazos están presentes, seguramente has experimentado el tener contratiempos inesperados que causan que no cumplas con las fechas acordadas. Ciertamente, existen miles de razones para que esto suceda con frecuencia. La clave es anticipar las cosas malas más comunes que pueden suceder.

Con eso en mente, aquí te presentamos 3 escenarios posibles a los que tienes que tomar en cuenta para poder cumplir con tus plazos:

Calcular mal el alcance del proyecto:

Digamos que tu jefe te ha pedido que crees un reporte que resuma los resultados de ventas de la región Norte para el mes de Mayo y tu necesitas tener el reporte completo dentro de 2 días. No hay problema, cierto? Excepto que olvidaste que la región Norte ha duplicó tu tamaño hace 4 meses cuando una división completa se sumó al grupo. En conclusión, antes de empezar un proyecto echa un vistazo al proyecto entero, asegurándote de que has cubierto todas las posibles bases antes de acercarte al plazo que te ha impuesto..

Confiando en los tiempos de otras personas:

En completar el proyecto antes mencionado, podría ser que dependieras de alguien más que te provea la información. Por ejemplo, quizá un administrador de ventas necesita darte los últimos números para el obtener las ventas totales de un producto en particular y le has pedido que te de la información hace horas… lo que no es un solicitud poco razonable ya que todo está dentro de la computadora.

El punto es: siempre ten en mente que a pesar de que casi siempre puedes contar en tus compañeros de trabajo para responder a tus necesidades, no tendrán la presión de un plazo ya que el proyecto no les pertenece o no es su responsabilidad. Tip: en todos los correos que envíes, asegúrate de reiterar la premura del plazo en el que necesitas entregar tu proyecto y pide cortésmente que te respondan que en verdad mandarán la información cuando tu la requieras.

Olvidando que habrá revisiones y correcciones.

Casi ningún proyecto pasa sin ser revisado y corregido, sin cambios o actualizaciones. Construye el tiempo necesario para hacer que las revisiones y correcciones estén incluidas dentro del plazo de tu proyecto. Recuerda, tu jefe probablemente no diferenciará entre el primer borrador y la versión final… él o ella sólo estará interesado en cuándo el proyecto estará terminado con todo y revisiones.

Reduciendo el diluvio de correos electrónicos

En ocasiones, puede ser completamente abrumador. Estamos hablando sobre la completa inundación de mails que la mayoría de nosotros recibimos diariamente… en ambas partes, empresa y casa.

Obviamente, los mails son una cosa grandiosa. Pero cuándo es suficiente? Cuándo alcanza tu buzón el punto de lo absurdo? Si eres como millones de personas, quizá estás buscando la forma de reducir la cantidad de correos que recibes.

Aquí tienes algunas sugerencias:

Utiliza bloqueadores de spam:

Spam es una palabra usada para describir los correos electrónicos que te son enviados, usualmente sin ser solicitados, tratando de decirte alto o anunciar algo. Es común que el sistema de tu computadora en la oficina tenga un software instalado por tu compañía para bloquear este tipo de correos. Sin embargo, en tu casa, tú eres el responsable de hacer esto. Afortunadamente, la mayoría de los servicios de internet incluyen bloqueadores de spam como parte de sus servicios. De no ser así, pregunta por ellos. También, puedes comprar algún software para bloquear el spam.

Reduce los correos personales en el trabajo:

Es muy posible que le hayas dado a tus amigos y familia tu dirección de correo electrónico y que estas personas se lo hayan dado a otras cuantas y que cada uno de ellos te envíen un correo electrónico continuamente durante el día de trabajo. ¡Se más selectivo sobre a quien le das tu correo electrónico!

Revisa las listas en las que estés incluido en tu empresa

Seguramente has recibido información a través de un correo que fue enviado simultáneamente a varias personas dentro de la empresa. Típicamente en casi todas las compañías, hay una lista de fuerza de ventas, de mercadotecnia, etc. Claro que, ¿te quieres perder correos importantes? Pero, ¿necesitas estar en todas las listas que existen?

Levanta el teléfono de vez en cuando:

Seguramente piensas que es pasada de moda, pero también es muy efectiva esta forma de comunicación dentro de la oficina. Quizá el mayor beneficio: eliminarás la inevitable respuesta del correo que viene después de que envías uno y así tendrás menos que leer o responder.

En la búsqueda de archivos perdidos

Acelerando la recuperación de archivos perdidos

Oh no!!!, el contrato original del cliente más importante de tu compañía está perdido, y ahora qué?

Primero toma aire. Está en alguna parte en tu oficina y corriendo de un lado para el otro no es la forma de encontrarlo. Las posibilidades son que esté en alguna parte mal acomodado, no perdido.

Los siguientes son 6 tips o consejos que te servirán para recuperar los documentos perdidos:

Empieza por tu escritorio. Un escritorio lleno de papeles, archivos, proyectos o cosas desordenadas es perfecto para esconder un documento perdido. Cuidadosamente revisa debajo de todo lo que tienes encima y cerca de cada papel.

1. Revisa tu charola de entrada y salida. Quizá por error o accidente colocaste el documento en la charola en la esquina de tu escritorio, la que normalmente usas para el correo saliente y entrante. Echa un vistazo quizá está ahí.

2. Pregunta a la gente alrededor. Encontrar un documento o archivo puede ser tan simple como preguntar a tus compañeros si no lo han visto. Como bien sabes los documentos de trabajo siempre están circulando por la oficina, quizá lo mandaste a alguien por error.

3. Revisa el gabinete de archivos. Digamos que el contrato es de Corporación Baxter. Posiblemente lo colocaste en algún otro archivo por error. Ve al archivo, revisa la sección de la “B” y asegúrate de revisar en las secciones que están cerca.

4. Revisa los lugares en dónde están los equipos de oficina. Posiblemente el documento, sin tu conocimiento, fue llevado al fax o a la copiadora por algún compañero sin que se diera cuenta. Revisa, lo podrías encontrar ahí.

5. Llama al departamento de correo. Muchas compañías emplean a trabajadores para el correo quienes continuamente hacen rondas por las oficinas, repartiendo el correo que llega así como recogiendo el que se enviará. Tal vez tu documento fue identificado por error como correo saliente y está esperando en la oficina el correo o bien en el carrito del trabajador.

Codificando por color con facilidad

Organízate por color

¡¡¡Investigaciones dentro de las oficinas han mostrado que usando colores para archivar proyectos puede reducir el tiempo de encontrarlos en un 33% o más!!!

Aquí te mostramos 3 maneras en las que el color te puede ayudar a hacer tu vida y la de los demás que usen el archivo más productiva:

1. Diferencia tus categorías. La ventaja más obvia en usar colores cuando archivas en la habilidad inherente de que los mismos dividen per se a las categorías de archivos. Digamos que tienes tres tipos de archivos por cliente que archivar: uno para las órdenes, otra para entregas y una más para facturas. Si pones todos los documentos relacionados a las órdenes en un fólder rojo, todo el papeleo de entregas en un fólder verde y todas las facturas en uno amarillo, las posibilidades son altas de que no pierdas o revuelvas los documentos ya que siempre tendrás la señal visual de cada una de las categorías.

2. Piensa en bloques. En los sistemas de fólders colgantes tales como Pendaflex, la mejor manera de codificar por color es creando bloques de color en cada cajón. Por ejemplo, si estás archivando alfabéticamente, todos los fólders con la letra “A” pueden ser e color azul, todos los de la “B” pueden ser naranjas y todos los de la”C” verdes. Haciendo esto, un bloque continuo de fólders del mismo color todos conteniendo documentos relacionados a la misma sección alfabética estarán en el mismo lugar en el cajón. Esto hace más fácil y rápido para tus ojos (y tus manos) a ir a secciones específicas en el cajón. Pendaflex hace 13 colores, permitiéndote crear bloques del mismo color en tus cajones de archivo.

3. Multiplica por dos las posibilidades de organización por colores y archiva más rápido. Otra forma de incrementar tu productividad de archivo es usando fólders de color que sean reversibles. Los fólders de color Pendaflex, por ejemplo, tienen un color más claro en el interior, lo que te permite voltear cada fólder y proveerte con ambas opciones para la codificación por color.

¿Quieres archivar un 20 % más rápido?.
El mecanismo se abren un 50 % más y permite archivar un 20 % más rápido

Gracias a un nuevo e innovador mecanismo, Leitz 180°.

En 1896 Leitz inventó el archivador de palanca. El secreto de este sistema de archivado es la palanca. Leitz ha lanzado al mercado cuatro nuevas generaciones del mecanismo de palanca desde entonces, la última de las cuales, con características innovadoras, tuvo lugar en 1996. Este mecanismo ya se considera único y es un ejemplo de excelente funcionalidad y ergonomía, calidad y duración.

Nos enorgullece presentar la 5ª generación de este mecanismo Leitz, con unas características aún mejores y más ventajas; se ha lanzado al mercado con el nuevo archivador de palanca LEITZ 180°, que ayuda a archivar de manera más sencilla, rápida y productiva.

La abertura de las anillas del archivador Leitz 180° es un 50% más amplia y permite archivar los documentos un 20 % más rápido; además, la palanca gira 180°.

El mecanismo tiene 5 años de garantía.

Archivar con rapidez.
Archivar en el acto es el mejor sistema

Los despachos de hoy viven inmersos en una actividad vertiginosa y la mayoría de personas parecen incapaces de encontrar un momento para archivar con regularidad. Aunque pueda parecer difícil, nuestra recomendación es archivar los documentos tan pronto se ha terminado con ellos.

Es una buena estrategia, por varios motivos. Veamos cinco de ellos:

1. Evita perder y traspapelar documentos. Cuanto más tiempo pase un documento en el escritorio, la estantería o cualquier otro sitio que no sea el archivo, mayores son las posibilidades de que termine mal archivado, enterrado, escondido o extraviado. Además, si dejas que los papeles se acumulen hasta formar una montaña de documentos por archivar aumentan las posibilidades de que se traspapelen.

2. Mantiene a buen recaudo la información confidencial. Son muchos los archivos que contienen información que no todo el mundo debería ver, como datos económicos, información sobre el personal o material confidencial destinado a clientes. Si no se archivan estos documentos enseguida aumenta la probabilidad de que la información vaya a parar a manos equivocadas.

3. Aumenta la productividad. Si todo se archiva correctamente en su lugar no tendrá que perder tiempo buscando cuando sus compañeros utilicen el archivo. De este modo su departamento, o quizá incluso toda la empresa, será más eficiente y productivo. En cualquier caso, facilitarás el trabajo.

4. Evita confusiones. Si los documentos se dejan aquí y allá en las mesas existe el riesgo de que se mezclen con otra información. Por eso es mucho más fácil a largo plazo archivarlos y etiquetarlos debidamente. 5) Libera espacio en el escritorio. En vez de dejar que los papeles se apilen hasta no tener sitio ni para moverse, archívalos de inmediato. Un escritorio despejado te hará sentirte mucho mejor al iniciar la jornada laboral.

Escúchalo de los expertos de la organización!

¿No sabes cómo archivar tus documentos porque son enormes? Nosotros te enseñamos cómo.

Consejos para mantener en orden el escritorio
¿La desorganización del escritorio te hace perder tiempo?

¿Te escondes tras una montaña de papeles y desorden?

La mayoría de personas no son conscientes del tiempo, y por ende la productividad, que hace perder una mesa desorganizada, por no hablar de la frustración que provoca. Lo cierto es que una mesa desordenada hace muy difícil trabajar con eficacia.

A continuación te proponemos algunos consejos prácticos para ayudarte:

Archiva en el acto

Evita amontonar los documentos y objetos. Ya sabemos que puede ser difícil estar al día con las tareas de archivo cuando se tiene mucho trabajo. Sin embargo, para mantener el escritorio limpio y ordenado, es imprescindible que no dejes que los documentos se acumulen y formen montañas imposibles de gestionar. 



Utiliza la parte superior del mobiliario y los cajones

En vez de apilar los documentos en el escritorio, utiliza la parte superior de muebles bajos o los cajones para almacenar las carpetas, archivadores de palanca y catálogos.

Utiliza el espacio de las estanterías


Las estanterías, y no el escritorio, son el lugar adecuado para colocar objetos como listines de teléfonos, revistas y vídeos.

Crea puntos de almacenamiento temporal

Intenta colocar los papelitos, notas, etc., tan fáciles de traspapelar en una bandeja separada del escritorio hasta que tenga tiempo de leerlos.

Evita la acumulación de objetos personales


Vence la tentación de amontonar en el escritorio demasiados objetos personales como fotografías o adornos que pueden entorpecer el trabajo.

Domesticando el desorden de la cocina
Cómo eliminar el desorden de papel de la cocina

Nuestras cocinas son el corazón de nuestras casas. Los niños aterrizan, los invitados se congregan en la cocina. Con todo es tráfico en estos espacios dinámicos, no es una sorpresa que sean atractivos especialmente para el desorden de papel.

Tu sabes como es. Apilas el correo diario en la repisa. Los hijos regresan de la escuela, dejando su trabajo escolar, noticias, hojas de permisos sobre la mesa. Con buenas intenciones, ordenas el papel, creando más pilas. Antes de lo esperado, una docena de pilas de papel están desperdigadas en toda la cocina hasta que tengas que usar tu mesa para algo más y todo acabe en un sola gran pila.

En vez de pelear contra los papeles que pasan por tu cocina, trabaja con ellos para crear un sistema confiable. Una manera fácil de terminar con las pilas de papeles es creando un sistema de archivo pequeño para tu cocina. Creánme, un pequeño contenedor para encima del mostrador se ve mucho mejor en la cocina que todos los papeles apilados y requiere mucho menos espacio.

Empieza con las pilas que tienes alrededor. Organiza los papeles en categorías que hagan sentido para ti, nombrando cada nueva pila con un colorido pedazo de papel. Este se convertirá en las cabezas de archivo. Continua organizando hasta que cada pedazo de papel encuentre un lugar apropiado. Ten en mente, que este será un sistema activo de archivo para papeles que usarás frecuentemente, otros deberán ser guardados en alguna otra parte.

Una vez que determines cuántos folders de archivo necesitas, escoge el contenedor que te sea más útil. La portabilidad es importante si estás preocupada sobre cambiar de lugar tu sistema antes de que tus invitados lleguen. Si quieres agregar estilo, escoge un caja de archive de madera o metal.

Hay muchas maneras de organizar las categorías dentro de tu caja. Los fólders de archivo colgantes que están coordinados por color son especialmente efectivos, añaden atractivo, hace más fácil la búsqueda y previenen los errores de rellenado. Divide los fólders si se vuelven pesados.


¿Quieres un ejemplo de sistema? Necesitarás una paquete de 25 fólders colgantes (en colores surtidos, tamaño carta) y unos cuantos fólders manila (reforzados, con ceja 1/3) para subdividir dentro de los fólders colgantes.

Dales seguimiento a los fólders (fólders colgantes rojos):

Para hacer. Esto mantiene tus acciones en tiempo (escribe recordatorios en tu calendario o planeador del día). Puedes subdividir con fólders para las cartas que tengas que responder, recados que dejar, órdenes que mandar, pendientes, etc.

Discute. Información y decisiones que requieran colaboración pero que no pueden espera hasta tu reunión familiar.

Fólders financieros (fólders colgantes verdes): Cuentas por pagar. Subidivide con folders manila, etiquetados de acuerdo a tus fechas de pago. Por ejemplo: un fólder manila para guardar las cuentas de la primera parte del mes y otro para guardar la otra mitad. Agrega un fólder para los pendientes médicos, para guardar los avisos antes de que lleguen las cuentas. Crea otro fólders para guardar los pagos de las tarjetas de crédito hasta que puedas conciliarlos contra el estado de cuenta.

Archiva a largo plazo. Archiva temporalmente todos los papeles incluyendo estados financieros, documentos de impuestos, etc., en algún lugar a parte de la tu casa. Guarda este fólder bajo tu control archivando papeles cada vez que pagues tu cuentas.

Fólders de referencia (fólder colgantes azules): Eventos agendados. Boletos y direcciones de eventos, periódicos recientes, revistas, etc.

Información local. Mapas, bolantes e ideas para la diversión familiar.

Planeador de comidas. Semanalmente archiva anuncios de supermercados, planes de comida y recetas para intentar. Sin embargo ten cuidado de que tus recetas no empiecen a ganarte. Ponle fecha a cada una de ellas cuando las vayas a archivar y tíralas si no las haces dentro los siguientes 4 meses o archívala si consideras que es una que debas guardar.

Fólders de publicidad (folders colgantes naranjas): Cupones/Ofertas. Subidivide con folders para servicios (fotografías, lavado en seco, autolavados, cambio de aceite, etc.) y cenas (incluyendo menús de comida a domicilio, teléfonos de repartos de pizzas). Quizá querrás usar grandes y transparentes sobres de plástico, así cuándo salgas por el día, sólo toma el fólder apropiado y llévalo contigo.

Fólders para los miembros de la familia (folders colgantes amarillos): Crea uno para cada miembre de tu familia. Subdivide por actividades tales como escuela, música, deportes, programas de la iglesia, etc. Los niños más grandes pueden manejar sus propias cajas de archivo.

Maneja el correo que llega todos los días. Revisa los papeles rápidamente. Destruye o recicla aquellos que no necesitas, y archiva el resto. Este sistema funciona mejor cuando usas junto con un calendario o planeador. Has una regla para archivar las cosas solo después de haberlas escrito en tu agenda.

¡¡¡¡Atención diaria y archivo constante te ayudarán a manejar el flujo de tus papeles, liberando tu cocina para otras cosas como comer!!!!

¿Quisieras controlar major tu agenda, papel de trabajo, desastres para qeu puedas tener más tiempo haciendo lo que más amas? Jennifer Swanson te ofrece tips muy útiles sin costo en: http://www.JenniferSwanson.com

Empezando a Organizarte
Organizando tu espacio de trabajo: Empezando a organizarte por Debbie Gilster

Cuando veo alrededor de mi oficina mi corazón empieza a latir. Mi escritorio está lleno de pilas de proyectos y papeles. Mi bote de basura está lleno de cosas sin importancia. (Tomo las cosas más importantes fuera del cesto y las pongo en otro lugar).

Debajo de mi escritorio hay cajas de proyectos viejos y provisiones que sé que algún día necesitaré. (Si las pusiera en el área de provisiones, seguramente nadie las usaría o tomaría!) En el librero atrás de mi hay revistas apiladas que pretendo leer algún día. Casi mi tropiezo con los folletos y muestras que están junto a la puerta de una exhibición a la que asistí recientemente y que dejé ahí en el piso hace 2 semanas.

Oh no! No me puedo ni sentar en mi silla porqué alguien la dejó llena de cuentas para aprobar. No me atrevo ni a mirar a todos los mensajes que me envió gente mientras estaba en juntas. ¡Ayuda! Mi corazón realmente está estallando. Tengo que arreglar este desorden, pero por dónde empiezo?

Esto te parece familiar? Oigo esto constantemente de mis clientes. Si no se trata de tu oficina, quizá sea en casa? Quizá es el cuarto de visitas o el garaje? Empezar a arreglar esto puede ser el paso más difícil que tomar. La mayoría de la gente odia el pensamiento de organizarse. Quieren ser y estar organizados, pero no quieren hacer lo que se tiene que hacer. Un problema o el desorden parecen tareas abrumadoras que te mantendrán ocupado, deseando que se limpie sólo. Pero no será así. No nos podemos engañar a nosotros mismos. Tenemos que hacer algo al respecto.

Entonces, cómo podemos permanecer calmados y realmente hacer algo serio al respecto

Siguiendo estos 4 pasos para organizar tu espacio de trabajo, y puedes hacer que cualquier tarea de organización se vea menos difícil.

Elige cualquier espacio para empezar.

Sólo decídelo. ¿Será el escritorio, o el piso o tus fólders de correo? Ve que es lo que te molesta más de todo esto. Esto te traerá un gran alivio al estrés. Como una profesional de la organización, casi siempre sugiero que limpies las áreas que usas a diario, como tu escritorio. Sólo de verlo te motivará a continuar. En casa, puede ser en dónde manejas el correo o pones una cama para los invitados. No hay respuesta correcta de en dónde empezar. Sólo necesitas sentir la sensación de logro para hacer algo importante. Puedes tener todo en tiempo una vez que empieces. Lo más rápido que empieces lo menos abrumada que estarás.

Decide el tiempo que tienes disponible.

Determina con cuánto tiempo cuentas para organizarte. Harás un poco cada día o lo harás el sábado? Realmente ve el lugar que has decidido organizar. Estima el tiempo que te llevará poner todo en orden. Si parece que será mucho, entonces escoge un lugar más pequeño. Cuando una tarea parece muy larga, generalmente perdemos interés. No queremos que eso te pase a ti. Siempre toma más tiempo el que piensas, por lo tanto agrega un poco más tu estimación. Ahora, agenda una cita contigo mismo. Si tu estimación total es más del tiempo que le puedes ofrecer a esta tarea, entonces has múltiples citas contigo mismo. Tendemos a hacer lo que está en nuestro calendario más que lo que está en una lista guardada en algún lugar.

Toma tus herramientas.

No importa cuál es el proyecto, si no tenemos las provisiones necesarias a la mano, entonces perderemos tiempo o lo usaremos como una excusa para no terminar. Ten suficientes fólders de archivo, cajones o cajas para guardar, divisores de cajones o lo que necesites del tamaño y color correctos. Consulta con tu departamento de compras que está disponible para la organización de tu lugar de trabajo o busca ideas en internet para ahorrar tiempo, dinero y esfuerzo.

Visualiza tu proyecto terminado.

Cierra tus ojos y visualiza como se verá el lugar una vez que hayas terminado de organizarlo. ¿Está perfecto o solo limpio? Si solo está limpio, es un buen comienzo. Si el tiempo estimado no concuerda con lo planeado, entonces solo tendrás que hacer un cambio. Añade más o menos tiempo para lograr lo que te propusiste. ¿Cómo te sientes con relación a cómo pensaste que se vería el lugar? Menos estresante, tu cara sonríe y una actitud más positiva es lo que la gente dice. Ahora recuerda ese sentimiento. Este sentimiento positivo que obtenemos al organizar nuestra vida es lo que nos mantiene motivados a hacer más.

Ahora, basta de golpearte cada vez que entras a tu oficina. Tú puedes hacerlo. Hasta media hora al día hará una gran diferencia. El organizarte es un proceso, no un evento. Sigue adelante al ritmo que puedas llevar. Seguramente lo has hecho en poco tiempo y el sentimiento bien lo vale.

Debbie Gilster of Organize & Computerize es una entrenadora productiva que enseña como trabajar y vivir más simplemente. Ha ayudado a cientos de individuos y compañías a adelgazar sus procesos diarios y a ser más productivos. Fue la Vicepresidente the Nacional Association of Professional Organizers. Por favor visite www.OrganizeAndComputerize.com para encontrar más maneras de vivir una vida simple. Debbie puede ser encontrada en 949-389-0440  o por correo electrónico Debbie@OrganizeAndComputerize.com.

Guía para la vida en la oficina

Lleva el estilo a la oficina y personaliza tu espacio de trabajo.

¿La gente organizada es más feliz?
Manener las cosas en su lugar en la oficina puede traerte mucha paz.

Todos tenemos toneladas de estrés en nuestras vidas y enfrentémoslo, la mayoría de nosotros no estamos contentos con esto. El hecho es que si estamos mejor organizados podemos quitarlos un poco de ese estrés y hacernos más felices en consecuencia, simplemente porqué no gastaremos tanto tiempo y energía constantemente buscando cosas que están enterradas debajo de un montón de desorden.

La relación entre la organización y el estar contentos va más allá de esto, proveer un número de beneficios que contribuyen a que felicidad de las personas. Considera las descubrimientos de investigadores que han estudiado el tema:


La gente organizada hace más cosas, más rápido. No solo tiene tiempo extra para otras tareas, también desarrolla un sentimiento de logro.

Los empleados que son mejor organizados ganan más dinero y son típicamente promovidos más seguidos. Esto no debe sorprendernos, ya que son capaces de completar sus proyectos con más éxito en un periodo de tiempo más corto.


La gente organizada es capaz de pensar más claramente. Liberar a su mundo del desorden también libera su mente, permitiéndoles concentrarse mejor.

Los trabajadores, especialmente aquellos en oficinas, tienen un mejor control cuando sus espacios están organizados. Píensalo, saben perfectamente dónde está todo, por ejemplo, cuando el jefe llama y pregunta algo, pueden tener el material de referencia a la mano y de inmediato.

La satisfacción personal se incrementa. Si alguna vez has limpiado tu garage o un closet conoces el sentimiento. Es muy satisfactorio dar un paso atrás y ver lo has logrado. Convertirte y permanecer organizado en tu oficina es realmente positivo para ti. Trabajar y reportar en un ambiente de trabajo organizado cada mañana e irte en la misma manera por la tarde, te dará un sentido de satisfacción de orden.

Mantenerte organizado continuamente, con simples acciones tales como guardar un papel suelto en tu archivo, permite concentrarte en lo general e importante: ya sea terminar el proyecto de fin de año o bien tener una excelente idea para tu departamento o empresa.

¿Estirando la verdad... Que tan lejos es muy lejos?
Mucha gente "embellece" sus CVs, pero algunos hacen un arte de esto

Es tentador, en ocasiones demasiado. Estamos hablando de esas mentirillas blancas que todos parecemos decir al crear un CV. En realidad, la Society for Human Resources Management reporta que más del 50% de los profesionales de los recursos humanos encuentran inconsistencias en la información que se da en un CV.

Los embellecimientos más comunes que aparecen en los CV son:

Títulos de trabajo que son exagerados.

Fechas de empleo que han sido cambiadas para esconder lapsos no cubiertos o dar la apariencia se haber cambiado de trabajo muy seguido.

Grados de educación enlistados como completos, pero que realmente no has terminado.

Salarios enlistados que son más altos que los reales.

Realzar logros que no se tuvieron en realidad en trabajos anteriores.

Ahora echemos un vistazo a lo anterior y exploremos que se considera aceptable y que no:

Podrías añadir un adjetivo o dos a tu título en el trabajo, especialmente cuando consideras que compañías diferentes tienen diferentes títulos comúnmente para el mismo trabajo.

No puedes cambiar las fechas. Son lo que son y empleadores anteriores guardan este tipo de información.

Lo mismo aplica para los grados educacionales. Tu empleador prospecto los revisará con las instituciones académicas enlistadas y si estas mintiendo habrá problemas. Inflar tu salario es una trampa fácil en la que puedes caer porque una de las principales razones para buscar un nuevo trabajo es recibir más dinero. El problema es que los empleadores anteriores también guardan récord de los salarios.

Y esto nos deja con los logros. En este renglón puedes ser un poco creativo. Naturalmente, no puedes decir que hiciste hazañas heroicas de no ser cierto, sin embargo es importante cuantificar sus logros, sin llegar a decir que cuadruplicaste las ganancias de la compañía tu solo. Pero puedes decir que tu participación fue muy importante en lograr los objetivos de la empresa.

¡Mantén la frente en alto!

A través de los años, los retos económicos han causado que muchas empresas recorten beneficios como el seguro medico. Además, a pesar de que la economía ha mejorado dramáticamente, algunas compañías están aún funcionando con estructuras muy delgadas y como resultados se les exige más a los empleados.

Estas situaciones y otros factores han contribuido a la baja de moral entre los trabajadores de una oficina y quizá en tu oficina has experimentado algo similar.

A continuación encontrarás unas sugerencias que te pueden servir para mantenerte motivado a pesar de que puedas estar en medio de un ambiente deprimido :

Acepta nuevos retos. Algunas veces, la chispa que necesitas puede venir de ti mismo, cuándo te esfuerzas o presionas un poco más. Quizá estés a cargo del sistema de cobro de tu empresa pero también ves la necesidad de mejorar otro programa en tu departamento. Desarrolla la propuesta y preséntala. Formular nuevas ideas en sí, estimula tu creatividad y te ayudará en tus nuevos proyectos y a lo mejor hasta puedes llegar a impresionar a tus superiores con tu iniciativa, lo que te ayudará también a posibles ascensos.

Cambia tus rutinas. Puedes tener un mejor panorama con tan sólo hacer las cosas diferentes a como las haces actualmente. Quizá no puedas cambiar el ambiente de tu trabajo, pero puedes empezar por tu propia actitud ante la situación. Por ejemplo, si siempre manejas a tu oficina en la misma ruta, trata un camino diferente… uno que tenga una gran tienda para comprar un rico café… y permítete un momento extra para tomártelo con un rico pastelito. También si siempre llevas comida a la oficina, trata algo diferente: comer un día a la semana en un restaurante cerca de tu oficina. Otra idea es que si tu empresa ofrece tiempo flexible, toma ventaja de este y tal vez cambia tu empezar diario y salir a algún lado sólo por diversión.

No te quedes callado, HABLA. Si algo realmente te molesta y causa que la moral se pierda aún más, puede ser una buena idea que te sientes con tus compañeros o tu jefe y lo discutan o platiquen. Por ejemplo, el nuevo procedimiento para mandar un memorando en tu oficina simplemente no está funcionando y está causando más problemas que soluciones. Menciona esto a tu jefe y has una sugerencia la respecto. Asegúrate de ser propositito y de fijarte en como dices las cosas para que no seas tomado como un quejoso.

Toma vacaiones. ¿Tienes algunas pendientes? ¡¡¡¡¡Tómalas!!!!! Te las has ganado y te sorprenderás como al regresar de una buenas vacaciones te sentirás mejor y será la cura para mejorar la moral al menos un punto o dos.

Guía para presentaciones profesionales

¿Quieres sentirte preparado y en control durante tus presentaciones? ¿Necesitas organizar a tus estudiantes y tu salón de clases? Tenemos el conocimiento para hacer que esto suceda. Descubre como:

La Guía Oxford para presentaciones

Ser organizado te ayudará a ser eficiente y productivo en el trabajo. Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a sacar el mayor rendimiento a tu tiempo.

Cómo preparar una presentación capaz de impresionar.

Conseguir el éxito personal.

.El éxito requiere planificación previa. Sin duda es así en la mayoría de presentaciones, ya tengan lugar en salas de juntas, aulas o en la reunión de miembros del club local o alguna organización a la que pertenezca. Lo que se diga es esencial, naturalmente, pero de la forma de decirlo depende en buena medida la impresión que quedará en la audiencia.

A continuación proponemos cinco posibles aproximaciones que te ayudarán a dejar una buena impresión en el público:

Utiliza imágenes siempre que puedas

Todos conocemos la frase «una imagen vale más que mil palabras» y, por lo que a las presentaciones se refiere, resulta especialmente cierta. Si utilizas diapositivas para presentar un nuevo producto, asegúrate de que también muestra el producto en sí. Si se trata de una presentación escrita que habla sobre nuevas personas que van a incorporarse a tu equipo, haz lo posible por incluir sus fotografías en el documento. Otra ventaja de utilizar imágenes y fotografías es que constituyen un idioma universal capaz de comunicar con la audiencia aunque el idioma sea una barrera.

Incluye gráficos, diagramas y tablas

Si alguna vez has tenido en las manos y hojeado un informe anual probablemente te habrás dado cuenta de que incluye varios gráficos circulares, de barras o bien organiza la información en forma de tablas para transmitir rápidamente la información esencial al margen del texto. Otros ejemplos de gráficos que pueden incrementar la eficacia de las presentaciones son los diagramas de flujo, cronologías u organigramas.

Recurre a las animaciones

La mayoría de programas para crear presentaciones, como PowerPoint, cuentan con funciones de animación que transforman las diapositivas unidimensionales en imágenes en movimiento. Puedes basarte en ellas para resaltar los puntos principales, uno a uno, e ir mostrando las imágenes para dar énfasis a la información presentada. Otra opción son las transiciones entre diapositivas (fundidos, cortinillas, barridos) que aportan un elemento de interés inmediato.

Añade color

El color en las diapositivas de las presentaciones enfatiza de inmediato las ideas principales. Con todo, es mejor no utilizar demasiados colores distintos. Y, como en el buen vestir, ten presente que los colores deben complementarse en vez de ser estridentes. Si se trata de una presentación comercial normalmente es aconsejable que utilices los colores corporativos siempre que sea posible. Si la empresa dispone de un departamento de diseño gráfico, sin duda ayudará a escoger las paletas de colores más adecuadas.

Transmite calidad a través de la presentación

En las presentaciones escritas, una de las mejores maneras de impresionar al lector consiste en utilizar papeles exclusivos, por ejemplo papel tela o papel de algodón verjurado. Estos papeles elegantes pueden contribuir a transmitir una imagen de gran calidad, tanto tuya como de la empresa.

Algunas cubiertas textiles y las carpetas canguro cumplen la misma función ya que pueden personalizarse imprimiendo el nombre del cliente o el mensaje que desees fácilmente desde el ordenador. Estos productos son ideales para preparar presentaciones urgentes. Las presentaciones personalizadas para el cliente pueden llegar a impresionarlo de verdad.

Elementos adicionales para mejorar las presentaciones.

Consigue que tus ideas lleguen a buen puerto

En el ajetreado mundo actual se nos bombardea constantemente con información desde CD, DVD, programas de televisión o Internet, en las reuniones, los libros, los artículos de revistas y en muchos otros lugares.

Como resultado, es imprescindible que la presentación sobresalga en medio de la avalancha informativa que todos experimentamos.

Para aprovechar todo su potencial y conseguir que las ideas lleguen a buen puerto y hagan efecto deberás adoptar técnicas que refuercen la presentación y ayuden a recordarla.

A continuación te presentamos algunas sugerencias:

Distribuye dossiers y material recordatorio

Cuando prepares una presentación oral, recuerda crear documentos impresos para repartir que enfaticen los objetivos y las ventajas claves de la información transmitida. Antes de la presentación, o durante ésta, distribuye este material, que además servirá de guía al público. También ayuda distribuir al final un resumen de los principales puntos tratados. Así la audiencia podrá llevárselos para futuras consultas.

Emplea ayudas visuales

Los papelógrafos, la proyección de transparencias, las muestras de productos y otros materiales visuales pueden ser determinantes para atraer la atención del público durante la presentación y, además, ayudan a transmitir el mensaje. Los punteros láser también pueden ser efectivos, pero cuidado con utilizarlos en exceso.

Saca partido a las nuevas tecnologías

En la actualidad, las tecnologías multimedia de proyección de sonidos e imágenes son impresionantes y permiten exponer las ideas de formas fascinantes utilizando luces, sonidos e imágenes en movimiento. Recuerda, sin embargo, que el componente más importante de la presentación sigue siendo el mensaje, así que no dejes que la tecnología se convierta en la estrella del espectáculo y lo eclipse o distraiga al público de lo que tratas de comunicar.

Preguntas y respuestas

Una técnica que ha demostrado ser muy eficaz para poner la guinda a una exitosa presentación consiste en dejar un tiempo al final para preguntas y respuestas. Así se consigue matar varios pájaros de un tiro, por ejemplo aclarar aspectos de la presentación y reforzar el mensaje principal. Un consejo: si la audiencia de la presentación es considerable, repite cada pregunta para que todos puedan oírla.

Cómo escribir una presentación convincente.

La importancia de un texto bien escrito

:Cuando piensa en una presentación, la mayoría de la gente se imagina a una persona hablando al frente de un grupo. Pero una presentación también puede ser un documento escrito que podría incorporarse a la cubierta de un informe o guardarse en una carpeta.

Las presentaciones a menudo se benefician grandemente de las tecnologías disponibles hoy día, por ejemplo vídeo en movimiento u otras aplicaciones basadas en Internet para presentar las ideas de una pantalla de ordenador a otra.

Pero adopten la forma que adopten, las mejores presentaciones siempre son las escritas. Ya se trate de un informe anual presentado en una enorme sala repleta de ejecutivos corporativos, una presentación de diapositivas en un departamento o un informe trimestral impreso lleno de análisis de ventas, lo esencial es estructurar correctamente el pensamiento y utilizar las palabras adecuadas para exponer los puntos clara y convincentemente.

A continuación presentamos cinco estrategias que pueden contribuir a que las presentaciones sean convincentes y dejen huella:

Empieza con una frase interesante.

El objetivo es atraer la atención de la audiencia de inmediato, especialmente explicando algo que identifique enseguida. Una técnica de eficacia demostrada consiste en abrir la presentación con una cita conocida que guarde relación con el tema que va a tratar. Otra es empezar con una anécdota breve que podría ser divertida y basada en tu experiencia personal. Otra estrategia es llamar la atención presentando datos espectaculares o lanzando preguntas al estilo «¿sabías que...?» que pongan al público a pensar.

Estructura el texto mediante viñetas siempre que puedas.

Si la presentación es oral, lo más normal es que utilices dispositivas para complementar la exposición. No utilices párrafos largos o farragosos; es mejor que emplees viñetas y formes listas de lectura rápida. Lo dicho es válido para presentaciones impresas, en línea o en cualquier otro formato. Evita los párrafos largos y elaborados que podrían disuadir a los lectores y hacer que pasen por alto puntos importantes que desea transmitir.

Huye de los tecnicismos

Evita caer en la tentación de utilizar palabras y frases «de especialista» que puede que resulten muy habituales para tí pero que quizá descoloquen a la audiencia. Es más, el empleo de la jerga profesional o de expresiones muy coloquiales podría restar credibilidad y/o seriedad a la presentación

Retoma a menudo el hilo conductor

Toda buena presentación tiene un tema principal. Quizá se trate de presentar las oportunidades de marketing de un nuevo producto o un nuevo departamento de la empresa. Siempre que sea posible recuerda a la audiencia en el material escrito cuál es el motivo principal de la presentación.

Despídete de la audiencia animándola a actuar

Los estudios demuestran que la conclusión de una presentación, más que ninguna otra parte, es lo más recordado por la audiencia. Así que al acabar la exposición, transmite al público lo que deseas que haga, por ejemplo adquirir hoy ese nuevo producto para que comprueben por ellos mismos cómo puede aumentar las ventas y los beneficios.

Conectar con la audiencia.

Exponer las ideas para lograr la reacción de quien escucha

Toda buena presentación tiene un objetivo concreto. A veces se trata simplemente de informar, ilustrar una situación o formar. Pero en otros casos lo importante es conseguir que la audiencia reaccione de forma positiva y actúe. Quizá la intención sea que adquieran algún producto o convencerles para adopten una nueva estrategia comercial y actúen en consecuencia.

Sea cual sea el objetivo, resulta esencial darse cuenta de que, para lograrlo, es necesario estar en sintonía con las personas a las que se intenta llegar. Al igual que un artista que busca conquistar y embelesar al público, los mejores oradores y los que más éxito tienen son capaces de conectar con la audiencia.

A continuación proponemos algunas ideas para mejorar las presentaciones:

Incorporar el humor a la presentación

No es necesario ser un showman. Un chiste breve para la ocasión al inicio de la presentación puede ayudar a relajar tanto al orador como a la audiencia, aunque una anécdota divertida y corta (tampoco tienes que hacer que la gente se desternille de la risa, basta con que sea entretenida y apropiada) podría ser aún mejor.

Muéstrate relajado, aunque no lo estés

Si te muestras muy nervioso, la audiencia se sentirá incómoda. Y aún peor, dirigirá la atención y la concentración a tu incomodidad en vez de al contenido de la presentación. Respira hondo siempre que puedas para mantener la compostura. No permitas que los ojos vayan de un lado a otro de manera nerviosa. No arrastres los pies, no te balancees ni gesticulices en exceso con las manos. Y no mires el reloj, ni el de la muñeca ni el de la sala.

Adopta un tono enérgico

Debes intentar que la audiencia se entusiasme tanto como tú ante la información presentada. Así que muéstrate entusiasta en la presentación. Transmite los puntos claves con confianza, convicción y seguridad.

Sé tú mismo

Cuando se realiza una presentación oral, intentar imitar a un gran orador o cambiar la forma de ser puede ser contraproducente. Si te muestras falso, así te percibirá el público, que no acabará de aceptar la información presentada o incluso se mostrará incrédulo.

Reta a la audiencia

Casi a todo el mundo le gustan los retos, sobre todo en el competitivo mundo de los negocios. Por ejemplo, si la audiencia es un grupo de profesionales de las ventas, hacia el final de la presentación podrías retarlos a conseguir un índice de satisfacción del cliente del 97 % y un aumento del volumen de ventas del 22 % en relación con el año pasado. Al hacerlo se presenta a la audiencia un objetivo por el que luchar que les incita a actuar como resultado de la presentación.

Guardando el orden en el salón de clases

¿Quieres tener bajo control tus presentaciones? Nosotros sabemos cómo puedes hacerlo. Decúbrelo:

Atención maestros: aquí encontrarás 4 maneras de organizarte mejor en tu salón de clases

La enseñanza es un arte en sí.

La enseñanza es un arte. La habilidad de impartir conocimiento a gente joven y prepararlos para el éxito en el futuro, es una de los talentos más difíciles que alguien puede tener. También un are es la habilidad de ser y estar organizado y esto es algo que Esselte ha estado haciendo mejor que nadie más por décadas.

Quizá eres una maestra o conoces a alguien que enseñe y tal vez… sólo quizá… pueda usar una de estás fáciles ideas para hacerse la vida más fácil en el salón de clases y sobre todo más organizada.

Usa el color.

Por ejemplo, los archivos de los estudiantes serían más fáciles de manejar si se les asignan diferentes colores por materia. La razón es que el color crea una señal visual que distingue un archivo de otro. Pendaflex fabrica fólders colgantes de color y fólder interiores con los mismos 13 colores que proveen de muchas opciones. Otra opción incluye los fólders de archivo Pendaflex, que también tienen muchos colores. Quizá quieres cuadrar los colores de estos fólders con los de los cuadernos o con los colores de las cubiertas de los libros para facilitar la eficiencia de la organización.

Designa tiempo “organizado”

Los niños serán niños siempre, son desordenados… si se los permites. Designa unos minutos cada día durante los cuales tus estudiantes deban organizar sus escritorios, sus pertenencias personales o cualquier otra cosa que puede estar amontonado en el salón de clases. La maestra deberá utilizar este tiempo para organizar su propio escritorio.

Toma ventaja de las paredes.

Muchos salones son constantemente decorados con trabajos que los alumnos hacen. ¡Esto es maravilloso! Sin embargo, las paredes también pueden proveer mucho espacio extra para mantenerte organizada. Si las repisas ya están en las paredes, úsalas limpiamente guardando libros, carpetas o algún material de referencia… en lugar de que estas cosas estén ocupando espacio en el escritorio. Si las repisas no están en su lugar, tal vez deberías pedir que las colocaran, ¿no crees? También considera sistemas de archivo colgantes. Pendaflex® hace un archivero colgante que está disponible con 8 bolsas, las cuales están codificadas por color y pueden ser removidas para una referencia rápida.

Etiqueta cosas.

Las etiquetas son una buena estrategia para identificar y organizar los consumibles de la escuela, cajones, closets, equipo de computadora o cualquier otro lugar de archivo dentro del salón de clases.

Primer Proyecto

Al parecer hoy en día los niños en edad escolar tienen más de todo en su vida para ocupar su tiempo. Ya sean los deportes, actividades educacionales después de la escuela, clubs, clases de danza, se involucran en la comunidad o un millar de posibilidades más. Los estudiantes de hoy tienen una mayor necesidad de mantenerse organizados que quizá los niños del pasado. Un factor clave para ayudar a los estudiantes ha hacer más de su tiempo es usar su inteligencia para organizar las tareas o proyectos escolares.

Aquí encontraás algunas sugerencias:

Divide tus carpetas de argollas en secciones con temas en específico.

La carpeta de tres argollas ha estado con nosotros por siempre, muchos estudiante no la utilizan en la forma más efectiva. Usualmente sólo guardan en ella los papeles u hojas que tienen 3 orificios en cualquier orden. La mejor manera de usar una carpeta es complementándola con índices divisores que permiten una más rápida referencia. Muchos divisores pueden ser personalizados en tu computadora e impresora. Muchos diseños están disponibles con o sin un horario e clases y/o tabla de contenidos. Completa tu carpeta de estudiante también con protectores de hojas que pueden ser usados como una protección extra a trabajos muy importantes o proyectos por entregar.

Haz que tus estudiantes cuenten con y usen un planeador diario

Así como los adultos utilizan un planeador para agendar sus citas, un estudiante puede usar un planeador diario para organizar y llevar el progreso de sus tareas. Por ejemplo, digamos que un estudiante está trabajando en un proyecto de 5 semanas y ciertos aspectos del mismo tienen fecha de entrega. Escribiendo estas fechas en un planeador, les dará una referencia rápida para ayudarlos a no retrasarse en sus entregas.

Usa archivos “guía”

Los proyectos escolares, por lo general se trabajan durante largos periodos de tiempo. Emplea un archivo por separado desde el principio del proyecto que será usado como una “guía” en donde podrás guardar y organizar la información que logres obtener al respecto. Por ejemplo, un estudiante puede estar trabajando en un proyecto sobre el espacio exterior. Conforme este avance y el estudiante vaya reuniendo información sobre cada planeta, estrellas, el sol y otros temas relacionados, esta información puede ser guardada inmediatamente en este archivo para proveerlo de un lugar en el que pueda buscar de inmediato su información.

Soluciones de organización para tu hogar

Rápidos, sin costo y efectivos consejos para ayudarte a crecer, mercadear y manejar tu pequeño negocio:

Organizando tu hogar

Cada vez más cosas por hacer. Cada vez más urgentes. No te preocupes, nosotros te ayudamos a gestionar tus proyectos, grandes o pequeños.

Consejos para despachos domésticos.

Organizarse en casa

Cada vez son más las personas que tienen la oficina o un despacho en casa. Sin embargo, las buenas intenciones iniciales pronto se olvidan y acaban siendo lugares donde los documentos se apilan en el escritorio o en una esquina.

A continuación te presentamos unas cuantas ideas interesantes para organizar y archivar cuatro de los documentos más habituales en un hogar:

Facturas. Por desgracia, estos documentos abundan. Lo más inteligente es dividir el archivo de facturas en dos apartados: pendientes de pago y pagadas. Por ejemplo, podría destinar una carpeta colgante con el título general de «facturas» que incluya dos subcarpetas distintas para facturas pendientes de pago y ya pagadas.

Facturas. Por desgracia, estos documentos abundan. Lo más inteligente es dividir el archivo de facturas en dos apartados: pendientes de pago y pagadas. Por ejemplo, podría destinar una carpeta colgante con el título general de «facturas» que incluya dos subcarpetas distintas para facturas pendientes de pago y ya pagadas.

Garantías. Es importante que no las pierdas por si algún día necesitas revisar o reparar algún producto mientras dure el período de garantía. Una de las formas más fáciles de ordenarlas es mediante fundas, que luego se pueden guardar en una carpeta de anillas. Para encontrarlas posteriormente sin problemas puedes ordenarlas alfabéticamente de la A a la Z mediante un índice.

Recibos. ¿Alguna vez has querido devolver un artículo a un comercio pero no encuentras el recibo? Los recibos se presentan en todo tipo de tamaños; algunos de ellos son muy pequeños, por lo que la forma más segura de que no se caigan o extravíen es introducirlos en una funda de plástico.

Documentación de seguros. Habitualmente, los hogares cuentan con varias pólizas de seguros, como las de continente y contenido del hogar, el coche, el seguro vida, etc... y vale la pena tenerlas bien organizadas. Una buena manera de hacerlo es utilizar un archivo expansible como las carpetas acordeón que agrupen los documentos por categorías. Así encontrarás siempre fácilmente los documentos que necesites cuando los necesites. Además, como es un archivo expansible tiene espacio de sobras para futuros documentos.

Organizando tus hobbies

Scrapbooking: manualidades

Una hobby debe ser divertido, el srapbooking puede en ocasiones parecer algo muy serio y complicado. Si te metes de lleno en este arte podrás sentir que cada vez pierdes más tiempo buscando entre tus consumibles ese pedazo de papel especial o navegando entre un montón de fotos para esa foto del cumpleaños de tu hijo que “sabes que dejaste en algún lugar”.

El hecho de buscar entre todos tus estampitas o empezar una página que quizá sepas que terminará manchada por las manitas sucias de tu hijo antes de darte la oportunidad de terminar, puede ser suficiente para asustarte y alejarte del proyecto.

Si quieres hacer tu scrapbook una experiencia divertida, tienes que dedicarle algo de tu tiempo a organizarte. Este requisito indispensable no es tan pesado como suena. Incluso puede ser hasta divertido. Si lo ves desde una perspectiva positiva, el pensar en la mejor manera de almacenar y manejar tus herramientas, consumibles, fotos, usa la misma creatividad que el hacer el scrapbook en sí.

Está bien, quizá esto fue un poco exagerado, pero el punto es que la organización no es tan mala como parece después de que pensaste en cuánto necesita de ti misma. Conforme decidas el método de organización que mejor trabaja para ti, ten en mente los siguientes factores:

- Espacio: La cantidad de espacio que necesitas para trabajar hace toda la diferencia en saber cuántas cosas necesitas a la mano y qué tan seguido necesitarás reemplazarlas.

- Tiempo: ¿Haces scrapbook una vez al año?, una vez al mes? Una vez a la semana? Diario? Sabiendo tu frecuencia estándar, sabrás determinar cuántas provisiones necesitas comprar y cuánto espacio será suficiente para todo esto.

- Comprando hábitos: la cantidad de provisiones que compres deben determinar el espacio en el que tienes que trabajar y el tiempo que tienes para hacerlo, no por accesorios que te gustan pero simplemente no usarás.

Todo lo relacionado con dada uno de estos factores y la organización para hacer tu scrapbook puedes encontrarlas en el Pendaflex Learning Center, haz clic y aprende más cosas.

¿Trabajas desde tu casa? Lee nuestros consejos.

Consejos que te ayudarán a asegurar tu felicidad al trabajar en casa y la de jefe también.

Cada vez más empresas están tomando ventaja de la rapidez en la conectividad digital hoy en día y de otras tecnologías de comunicación para crear posiciones laborales desde casa.

The advantages include less square footage needed in the office to accommodate large numbers of employees, opportunities for greater productivity due to less time commuting, the ability to better meet the needs of working moms and dads who also have to deal with the demands of children and other family challenges, plus several other benefits.

Las ventajas incluyen menos metros cúbicos que rentar necesarios para una oficina para albergar a una gran cantidad de empleados, oportunidades de una productividad mayor gracias a menos tiempo de convivencia, la habilidad

A pesar de las ventajas inherentes de trabajar en casa, es “trabajo” y debe ser tratado como tal. Aquí te presentamos 3 consejos que asegurarán tu felicidad al trabajar en casa:

Recuerda las reglas.

Sólo porque tu trabajo lo realizas en tu casa, esto no significa que lo que se espera de ti es menos a que si trabajaras en la oficina. Cumple con tus plazos de entrega, mantente en contacto, da seguimientos y está disponible cuando se supone que debes estar, como si estuvieras en la oficina.

Minimiza las posibles distracciones.

Vecinos ruidosos, el ruido de la TV en otra habitación, visitas de tu suegra durante un día de trabajo y otros muchos distractores que se pueden repetir continuamente mientras trabajas en casa. Establece tu lugar de trabajo en casa en el lugar más silencioso de la misma, quizá en el sótano. También, explica a tus parientes y amigos que trabajar en casa no significa que puedes dejar de hacerlo en cualquier momento durante las horas de trabajo.


Mantente limpio y organizado

Cuando trabajas en una oficina con gente alrededor, la tendencia es de al menos mantener limpio tu escritorio… o sólo conservar las apariencias. En casa, sólo estás tú, sin gente alrededor que tengas que considerar. Pero esto no importa, también tienes que ser capaz de encontrar papeles cuando los necesites, localizar información, así es que conserva limpio y organizado tu lugar de trabajo.

Organízate en los viajes

¿Necesitas almacenar tus documentos de una manera eficiente y profesional? Nuestros consejos te enseñarán cómo.

Organizándote en tu auto

Vivimos en un mundo móvil, siempre corriendo de aquí para allá, casi siempre sin tiempo para organizarte antes de partir a tu destino. Esto es especialmente cierto para muchos trabajadores de oficina y también es común para la mayoría de la gente de ventas, quienes regularmente se encuentran manejando de un lugar a otro, de una dirección a otra.

Junto con esas reuniones, viene mucho papeleo que necesita ser transportado… limpiamente… para que puedas encontrarlo cuando llegues a tu destino. ¿Soluciones? El sistema Desk-Free de Pendaflex, un innovadora solución de problemas específicamente diseñado para el archivo portátil.

Es un sistema patentado desplegable de archive que te brinda una herramienta “todo en uno” para organizar tus documentos mientras te transladas en tu coche o cualquier otro medio de transporte, incluso caminando. Además, te ofrece una buena forma de tener acceso inmediato a tus documentos cuando llegas a tu destino.

Divididas en diferentes secciones de archivo que se doblan limpiamente en un portadocumentos para su fácil transporte, este archivo portátil con 6 bolsas de color removibles con pestañas para identificación que te permiten encontrar fácilmente los documentos necesarios para tu cita.

Además, este producto viene con su propio gancho para colgar en una pared, puerta o en tu cubículo. Cuando el Archivo Portátil esta colgando, cada sección cae en cascada para un fácil acceso a los documentos individuales.

Tú y tu laptop: todos a bordo

Obviamente, hay más seguridad en los aeropuertos que nunca antes. Los objetos que llevas en la mano son revisados minuciosamene y para millones en el negocio de viajar, que se han acostumbrado a viajar junto con sus computadoras cuando viajan, el incremento en la seguridad ha traído cambios significativos en los procedimientos de abordaje.

A continuación hay 5 sugerencias para moverte con tu laptop a través de la seguridad en los aeropuertos con menos riesgos y preocupaciones:

1)Como siempre, no este preocupado sobre poner tu computadora portátil a través de los aparatos de rayos X. Aunque algunos de estos pueden ser más sensibles que en el pasado, cualquier experto en computación al que le preguntes te puede confirmar que no se dañará tu computadora con este tipo de revisiones.

2)No enciendas tu laptop antes de atravesar los puntos de seguridad en un aeropuerto, a menos que te lo pidan específicamente. Estas no son razones para que tu información pueda ser revisada o para que tus programas o características de tu computadora puedan ponerse en juego sólo porque la enciendas justo cuando la están revisando.

3)Está preparado para remover tu computadora de su estuche. La seguridad de hoy en día incluye que los agents revisen físicamente dentro del equipaje. Esto porque tu la sacarás con más cuidado que lo que lo haría un agente. Así que recuerda tener una mano libre para hacerte cargo de tu equipo.

4)Asegúrate de no perder de vista tu computadora conforme se vaya moviendo en el punto de revisión. Por lo regular suele haber confusiones durante las revisiones y se han creado oportunidades para lo ladrones.

5)Identifica tu laptop y su estuche claramente, quizá le puedes colocar un pedazo de cinta llamativa a cada una de estas cosas. Una vez más, en las confusiones alguien se puede llevar por error o adrede tu equipo.